1. Edisi 1994
Auditor hanya membandingkan checklist dengan prosedur-prosedur mutu untuk semua aktivitas yang termasuk dalam lingkup sistem.
2. Edisi 2000
Organisasi tidak dipersyaratkan untuk memiliki prosedur terdokumentasi untuk menetapkan aktivitas bisnis inti. Namun, setiap prosesyang ada harus diidentifikasi, ditetapkan, dan didokumentasikan, tetapi tidak harus dalam bentuk sebuah prosedur.
Untuk memahami fungsi pengukuran dalam mendukung pendekatan berdasarkan fakta dalam memfokuskan suatu permasalahan dan memastikan proses peningkatan berkesinambungan, auditor diharuskan membuat penilaian/keputusan tentang apakah target dapat dipenuhi dan apakah kebijakan mutu dapat dicapai oleh organisasi tersebut.
Mengelola Program Audit
Untuk menerapkan suatu audit mutu yang efektif seyogianya organisasi menyiapkan suatu program audit. Dengan adanya program audit ini, organisasi dapat terbantu dalam menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memfasilitasi pengelolaan audit yang lengkap. Progarm audit ini tergantung pada sasaran, ukuran, sifat, dan kompleksitas organisasi yang diaudit. Program audit dapat juga mencakup berbagai audit Yng dikombinasikan. Organisai juga dapat membuat lebih dari satu program audit yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Dalam mengelola program audit harus mencakup:
- Sasaran dan harapan program audit,
- Tanggung jawab, sumber daya, dan prosedur,
- Pemastian program audit yang diterapkan,
- Pemantauan dan peninjauan program audit,
- Pemastian dokumen audit yang sesuai.
Pengelolaan program audit
Sifat, ukuran, dan kompleksitas progam audit berbeda-beda dan tingkatannya dapat dipengaruhi oleh:
- Lingkup, sasaran, dan frekuensi masing-masing audit yang diadakan.
- Ukuran, sifat dan kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktivitas yang diaudit.
- Persyaratan standar, legal, dan kontraktual.
- Kebijakan, prosedur, dan kriteria audit.
- Keputusan untuk disertifikasi.
- Hasil audit senelumnya atau tinjauan program audit yang lalu.
- Persoalan bahasa, kultur, dan sosial.
- Perubahan yang signifikan pada area aktivitas dan fungsi organisasi.
Tanggung jawab dalam mengelola program audit sebaiknya diberikan pada personel yang memaham prinsip audit, memiliki kemampuan dalam mengaudit, dan mampu menggunakan perlengkapan audit.
Penanggung jawab ini akan mendefinisikan, menerapkan, memelihara, dan meningkatkan program audit. Penanggung jawab ini juga akan mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya program audit. Dalam mengidentifikasi sumber daya audit, pertimbangan sebaiknya berdasarkan pada:
- sumber daya keuangan yang diperlukan untuk program audit,
- peralatan dan metode audit,
- tersedianya auditor dan teknisi yang ahli,
- proses untuk mencapai dan memelihara kemampuan auditor dan meningkatkan kinerja auditor,
- kemampuan auditor untuk mencapai sasaran program audit.,
- wqaktu, perjalanan, dan keperluan lainnya dalam mengaudit.
Pada program audit. Ini, prosedur sebaiknya juga ditetapkan seperti:
- perencanaan dan penjadwalan audit.
- Jaminan kemampuan auditor.
- Seleksi tim audit yang sesuai.
- Memimpin audit.
- Menindaklanjuti kinerja audit.
Penerapan program audit sebaiknya mencakup:
- Pendokumentasian program audit dan penditribusian dokumennya pada pihak yang relevan,
- Pengkoordinasian dan penjadwalan audit serta aktivitas program audit lainnya,
- Penetapan dan pemeliharaan proses untuk melakukan evaluasi awal auditor dan terus-menerus mengevaluasi keperluan pelatihan dan pengembangan kemampuan auditor,
- Tim audit yang ditunjuk,
- Ketersediaan sumber daya yang dipersyaratkan untuk menjadi tim audit,
- Pemastian pelaksanaan audit sesuai dengan program audit,
- Pemastian pengendalian rekaman aktivitas audit,
- Pemastian tinjauan dan persetujuan laporan audit serta pendistribusian laporan tersebut pada pihak yang relevan,
- Pemastian laporan audit ditinjaklanjuti.
Rekaman seyogianya dipelihara untuk memperlihatkan operasional program audit, yang mencakup:
- Hasil tinjauan program audit,
- Rekaman audit, seperti : rencana, laporan audit, laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan pencegahan dan koreksi,
- Rekaman personel yang melakukan audit, seperti evaluasi kinerja, seleksi tim, dan pelatihan yang dilakukan.
Pelaksanaan program audit ini perlu dipantau dan ditinjau untuk memastikan bahwa sasaran yang diinginkan tercapai. Hal ini nantinya akan digunakan dalam menilai sejauh mana efektivitas program serta mengidentifikasi peluang peningkatannya. Pemantauan yang dilakukan dapat dilaksanakan dengan menggunakan indikator kinerja pengukuran seperti:
- Kemampuan tim audit dalam mencapai sasaran audit,
- Kesesuaian program audit dengan jadwalnya,
- Umpan balik yang diperoleh dari auditee dan auditor,
- Waktu yang dibutuhkan dalam melakukan tindakan perbaikan.
Suatu hal penting yang harus diketahui oleh organisasi yang bersangkutan adalah bahwa hasil yang didapat dari tinjauan program audit nanyinya berguna dalam meningkatkan dan memperbaiki program audit yang dirancang. Dalam melakukan peninjauan program audit, organisasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa hal seperti:
- Hasil dan trend dari pemantauan,
- Kesesuaian dengan prosedur,
- Perkembangan kebutuhan dan harapan dari pihak yang berkepentingan, dan
- Dokumen audit.
Pelaksanaan Audit
Secara umum, pelaksanaan audit dapat mengacu pada beberapa hal, seperti:
Rapat Pembukaan
Rapat pembukaan (opening meeting) adalah pertemuan yang dilakukan sebelum audit dilaksanakan. Pertemuan ini dihadiri oleh tim auditor dan semua pihak terkait dalam pelaksanaan audit tersebut. Kehadiran kepala bagian departemen yang diaudit merupakan salah satu bentuk komitmen terhadap pengembangan mutu perusahaan.
Tujuan dari rapat pembukaan ini adalah memberikan penjelasan tentang tujuan dari pelaksanaan audit dan memberikan penjelasan tentang metode yang digunakan dalam pelaksanaan audit.
Penggunaan Daftar Periksa
Daftar periksa (checklist) yang telah disiapkan oleh tim audit, pada pelaksanaan audit, harus dapat digunakan secara efektif. Tujuan penggunaan checklist adalah untuk membantu pelaksanaan audit agar sesuai dengan rencana audit yang telah dibuat.
Checklist yang baik dapat memberikan panduan yang jelas kepada auditor tentang aspek yang diperlukan dalam melakukan audit. Checklist ini merupakan alat yang sangat bermanfaat dalam pelaksanaan audit, antara lain:
- Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit;
- Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat;
- Untuk memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan;
- Sebagai alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan.
Teknik Audit
Mengidentifikasi Proses
Berdasaran standar internasional, organisasi diharuskan untuk menyediakan suatu manual mutu yang berisikan penjelasan interaksi dari proses-proses yang ada dalam sistem manajemen mutu. Hal ini menjadi langkah awal dari proses audit.
Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur. Dari sini akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi, dibuat dan didokumentasikan serta direncanakan dalam rangka mencapai sasaran dalam merealisasikan produk.
Fokus dari audit ini adalah menggabungkan /memasukkan elemen-elemen pendekatan proses dan prinsip-prinsip manajemen yang dianggap penting untuk mencapai sasaran. Auditor harus bekerja sesuai langkah-langka untuk memehami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami bagaimana klausul-klausul standar tersebut telah ditetapkan untuk proses-proses tersebut.
Mengaudit Sistem Manajemen Mutu
1. Dalam melaksanakan audit, auditor harus:
- Meninjau kebijakan mutu.
- Mengevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level.
- Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran.
- Menganalisis proses kritis (aktivitas-aktivitas, proses, dan ukuran yang dianggap dalam mencapai sasran).
- Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap perlu/sesuai.
- Memfokuskan proses audit terhadap organisasi/bagian, proses, pemeriksaan, rekaman, dan produk/servis.
- Mempertimbangkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut.
2. untuk hal-hal tersebut auditor harus:
- Memahami masalah-masalah pokok/utama dalam organisasi/bagian.
- Memfokuskan pada proses-proses kritis.
- Mengaudit peningkatan bisnis.
3. proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini garus diidentifikasi terlebih dahulu.
4. hal tersebut bisa digambarkan dengan:
- Memetakan proses.
- Mengembangkan flow charts.
- Checklist yang didasari pada persyaratan ISO 9001:2000.
- Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau prosedur.
Mengumpulkan dan Memverifikasi Informasi
- Informasi yang didapat selama audit garus diverifikasi oleh auditor dan bisa dipertimbangkan sebagai temuan audit.
- informasi bisa diperoleh dari beberapa sumber , seperti:
- Klarifikasi
Teknik ini diperlukan untuk memperoleh kejelasan atas pernyataan-pernyataan yang kurang dapat dimengerti, yang biasanya terdapat pada dokumen mutu auditee.
- Wawancara
Dalam melakukan wawancara sebaiknya mempergunakan metode 5W (what, where,who, when, why) dan 1 H (how).
- Observasi
Melakukanobservasi terhadap berbagai aktivitas yang ada dolingkungan tempat kerja serta kondisi yang ada. Teknik-teknik yang digunakan untuk melakukan observasi adalah:
- penelusuran ke belakang
teknik ini dilaksanakan setelah output dihasilkan dan dilakukan penelusuran kebelakang sampai saat permulaan proses.
- Inspeksi Ulang
Tujuannya adalah untuk melihat apakah prosedur pengujian/pemerksaan telah memadai dan apakah inspektur cukup terlatih dalam melaksanakan tugasnya.
- Verifikasi
Teknik lain yang digunakan dalam pelaksanaan audit ini adalah verifikasi terhadap catatan-catatan mut yang telah lalu untuk melihat pemeliharaan sistem mutu pada perusahaan.
- Pengambilancontoh secara acak
Dalam pelaksanaan audit, untuk memperoleh data serta bukti objektif, teknik yang dilakukan adalah teknik pengambilan contoh secara acak.
