KAIZEN

KAIZEN

Continuous improvement

Perubahan yang lebih baik dan berkesinambungan

FILOSOFI

Nothing the best, except better (Tidak ada yang terbaik, yang ada adalah lebih baik)

There is sky on the sky (Di atas langit ada langit)

DEFINITION

We always increase what we get today, our life, know how or our job, so we will be better and capable to global competition individual or group in the organization.

a. Perubahan Lingkungan

(Persaingan Global, restrukturisasai ekonomi, deregulasi-debirokrasi,

dan kecepatan perubahan)

b. Perubahan tempat kerja

(Teknologi informasi, ukuran dan struktur organisasi)

c. Perubahan pelanggan

(Mutu, biaya, waktu, customization, inovasi, pelayanan)

d. Perubahan pekerja/karyawan

(Ketrampilan & peran baru, makna bekerja, tuntutan keterlibatan)

(Tidak ada orang yang dapat mandi dengan air yang sama di sungai yang sama untuk kedua kalinya)

Tools yang digunakan :

1. Brainstorming
2. Stratifikasi
3. Check sheet
4. Diagram Pareto
5. Diagram sebab akibat
6. Histogram
7. Diagram tebar
8. Diagram kendali / Control chart
9. Grafik

INTERNAL AUDIT

KEHARUSAN DALAM ISO 9001
KLAUSUL 8.2.2

– Mempunyai prosedur untuk Audit Mutu Internal

– Memeriksa apakah aktivitas dan hasil pelaksanaan sesuai dengan sistem mutu

– Menentukan keefektivan sistem mutu

– Jadwal audit berdasarkan kepentingan aktivitas

– Dilaksanakan oleh staf yang berdiri sendiri (independent)

– Di catat dan dibawa ke mananajemen

– Tindakan perbaikan

– Memeriksa dan mencatat keefektifan tindakan perbaikan

DEFINISI AUDIT MUTU (ISO 8402)

Pemeriksaan yang sistematik dan mandiri untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasilnya terkait dengan enyusutan yang direncanakan dan apakah penyusunan ini implementasi-kan secara efektif dan sesuai untuk mencapai sasaran mutu.

AUDIT SISTEM

Apakah secara teori dokumen sistem mutu memenuhi persyaratan standar dari contoh kertas kerja.

– Contoh kertas kerja

– Identifikasi yang sesuai

– Didasarkan pada penganalisaan dokumen sistem mutu

– Diperlukan pengetahuan standar (ISO 9001)

PELAKSANAAN AUDIT

Apakah staff melaksanakan persyaratan sistem mutu yang terdokumentasi.

– Selalu didasarkan pada contoh

– Berbicara pada staff yang sedang bekerja

– Auditor harus independent

– Temuan harus obyektive

– Perbedaan antara teori dan praktek di catat.

KEGUNAAN AUDIT INTERNAL

– Pemecahan masalah

– Untuk memberi jaminan kepada manajemen bahwa pencapaian sasaran yang direncanakan dari sistem mutunya efektif

– Kesempatan untuk perbaikan

– Membantu pengembangan auditor dan keterampilan manajemen

– Menjaga staff bekerja sesuai tugas dan taggung jawabnya

Perbedaan Audit ISO 9000:1994 dengan ISO 9000:2000

1. Edisi 1994

Auditor hanya membandingkan checklist dengan prosedur-prosedur mutu untuk semua aktivitas yang termasuk dalam lingkup sistem.

2. Edisi 2000

Organisasi tidak dipersyaratkan untuk memiliki prosedur terdokumentasi untuk menetapkan aktivitas bisnis inti. Namun, setiap prosesyang ada harus diidentifikasi, ditetapkan, dan didokumentasikan, tetapi tidak harus dalam bentuk sebuah prosedur.

Untuk memahami fungsi pengukuran dalam mendukung pendekatan berdasarkan fakta dalam memfokuskan suatu permasalahan dan memastikan proses peningkatan berkesinambungan, auditor diharuskan membuat penilaian/keputusan tentang apakah target dapat dipenuhi dan apakah kebijakan mutu dapat dicapai oleh organisasi tersebut.

Mengelola Program Audit

Untuk menerapkan suatu audit mutu yang efektif seyogianya organisasi menyiapkan suatu program audit. Dengan adanya program audit ini, organisasi dapat terbantu dalam menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memfasilitasi pengelolaan audit yang lengkap. Progarm audit ini tergantung pada sasaran, ukuran, sifat, dan kompleksitas organisasi yang diaudit. Program audit dapat juga mencakup berbagai audit Yng dikombinasikan. Organisai juga dapat membuat lebih dari satu program audit yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Dalam mengelola program audit harus mencakup:

- Sasaran dan harapan program audit,

- Tanggung jawab, sumber daya, dan prosedur,

- Pemastian program audit yang diterapkan,

- Pemantauan dan peninjauan program audit,

- Pemastian dokumen audit yang sesuai.

Pengelolaan program audit

Sifat, ukuran, dan kompleksitas progam audit berbeda-beda dan tingkatannya dapat dipengaruhi oleh:

- Lingkup, sasaran, dan frekuensi masing-masing audit yang diadakan.

- Ukuran, sifat dan kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktivitas yang diaudit.

- Persyaratan standar, legal, dan kontraktual.

- Kebijakan, prosedur, dan kriteria audit.

- Keputusan untuk disertifikasi.

- Hasil audit senelumnya atau tinjauan program audit yang lalu.

- Persoalan bahasa, kultur, dan sosial.

- Perubahan yang signifikan pada area aktivitas dan fungsi organisasi.

Tanggung jawab dalam mengelola program audit sebaiknya diberikan pada personel yang memaham prinsip audit, memiliki kemampuan dalam mengaudit, dan mampu menggunakan perlengkapan audit.

Penanggung jawab ini akan mendefinisikan, menerapkan, memelihara, dan meningkatkan program audit. Penanggung jawab ini juga akan mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya program audit. Dalam mengidentifikasi sumber daya audit, pertimbangan sebaiknya berdasarkan pada:

- sumber daya keuangan yang diperlukan untuk program audit,

- peralatan dan metode audit,

- tersedianya auditor dan teknisi yang ahli,

- proses untuk mencapai dan memelihara kemampuan auditor dan meningkatkan kinerja auditor,

- kemampuan auditor untuk mencapai sasaran program audit.,

- wqaktu, perjalanan, dan keperluan lainnya dalam mengaudit.

Pada program audit. Ini, prosedur sebaiknya juga ditetapkan seperti:

- perencanaan dan penjadwalan audit.

- Jaminan kemampuan auditor.

- Seleksi tim audit yang sesuai.

- Memimpin audit.

- Menindaklanjuti kinerja audit.

Penerapan program audit sebaiknya mencakup:

- Pendokumentasian program audit dan penditribusian dokumennya pada pihak yang relevan,

- Pengkoordinasian dan penjadwalan audit serta aktivitas program audit lainnya,

- Penetapan dan pemeliharaan proses untuk melakukan evaluasi awal auditor dan terus-menerus mengevaluasi keperluan pelatihan dan pengembangan kemampuan auditor,

- Tim audit yang ditunjuk,

- Ketersediaan sumber daya yang dipersyaratkan untuk menjadi tim audit,

- Pemastian pelaksanaan audit sesuai dengan program audit,

- Pemastian pengendalian rekaman aktivitas audit,

- Pemastian tinjauan dan persetujuan laporan audit serta pendistribusian laporan tersebut pada pihak yang relevan,

- Pemastian laporan audit ditinjaklanjuti.

Rekaman seyogianya dipelihara untuk memperlihatkan operasional program audit, yang mencakup:

- Hasil tinjauan program audit,

- Rekaman audit, seperti : rencana, laporan audit, laporan ketidaksesuaian, laporan tindakan pencegahan dan koreksi,

- Rekaman personel yang melakukan audit, seperti evaluasi kinerja, seleksi tim, dan pelatihan yang dilakukan.

Pelaksanaan program audit ini perlu dipantau dan ditinjau untuk memastikan bahwa sasaran yang diinginkan tercapai. Hal ini nantinya akan digunakan dalam menilai sejauh mana efektivitas program serta mengidentifikasi peluang peningkatannya. Pemantauan yang dilakukan dapat dilaksanakan dengan menggunakan indikator kinerja pengukuran seperti:

- Kemampuan tim audit dalam mencapai sasaran audit,

- Kesesuaian program audit dengan jadwalnya,

- Umpan balik yang diperoleh dari auditee dan auditor,

- Waktu yang dibutuhkan dalam melakukan tindakan perbaikan.

Suatu hal penting yang harus diketahui oleh organisasi yang bersangkutan adalah bahwa hasil yang didapat dari tinjauan program audit nanyinya berguna dalam meningkatkan dan memperbaiki program audit yang dirancang. Dalam melakukan peninjauan program audit, organisasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa hal seperti:

- Hasil dan trend dari pemantauan,

- Kesesuaian dengan prosedur,

- Perkembangan kebutuhan dan harapan dari pihak yang berkepentingan, dan

- Dokumen audit.

Pelaksanaan Audit

Secara umum, pelaksanaan audit dapat mengacu pada beberapa hal, seperti:

Rapat Pembukaan

Rapat pembukaan (opening meeting) adalah pertemuan yang dilakukan sebelum audit dilaksanakan. Pertemuan ini dihadiri oleh tim auditor dan semua pihak terkait dalam pelaksanaan audit tersebut. Kehadiran kepala bagian departemen yang diaudit merupakan salah satu bentuk komitmen terhadap pengembangan mutu perusahaan.

Tujuan dari rapat pembukaan ini adalah memberikan penjelasan tentang tujuan dari pelaksanaan audit dan memberikan penjelasan tentang metode yang digunakan dalam pelaksanaan audit.

Penggunaan Daftar Periksa

Daftar periksa (checklist) yang telah disiapkan oleh tim audit, pada pelaksanaan audit, harus dapat digunakan secara efektif. Tujuan penggunaan checklist adalah untuk membantu pelaksanaan audit agar sesuai dengan rencana audit yang telah dibuat.

Checklist yang baik dapat memberikan panduan yang jelas kepada auditor tentang aspek yang diperlukan dalam melakukan audit. Checklist ini merupakan alat yang sangat bermanfaat dalam pelaksanaan audit, antara lain:

- Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit;

- Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat;

- Untuk memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan;

- Sebagai alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan.

Teknik Audit

Mengidentifikasi Proses

Berdasaran standar internasional, organisasi diharuskan untuk menyediakan suatu manual mutu yang berisikan penjelasan interaksi dari proses-proses yang ada dalam sistem manajemen mutu. Hal ini menjadi langkah awal dari proses audit.

Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur. Dari sini akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi, dibuat dan didokumentasikan serta direncanakan dalam rangka mencapai sasaran dalam merealisasikan produk.

Fokus dari audit ini adalah menggabungkan /memasukkan elemen-elemen pendekatan proses dan prinsip-prinsip manajemen yang dianggap penting untuk mencapai sasaran. Auditor harus bekerja sesuai langkah-langka untuk memehami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami bagaimana klausul-klausul standar tersebut telah ditetapkan untuk proses-proses tersebut.

Mengaudit Sistem Manajemen Mutu

1. Dalam melaksanakan audit, auditor harus:

- Meninjau kebijakan mutu.

- Mengevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level.

- Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran.

- Menganalisis proses kritis (aktivitas-aktivitas, proses, dan ukuran yang dianggap dalam mencapai sasran).

- Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap perlu/sesuai.

- Memfokuskan proses audit terhadap organisasi/bagian, proses, pemeriksaan, rekaman, dan produk/servis.

- Mempertimbangkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut.

2. untuk hal-hal tersebut auditor harus:

- Memahami masalah-masalah pokok/utama dalam organisasi/bagian.

- Memfokuskan pada proses-proses kritis.

- Mengaudit peningkatan bisnis.

3. proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini garus diidentifikasi terlebih dahulu.

4. hal tersebut bisa digambarkan dengan:

- Memetakan proses.

- Mengembangkan flow charts.

- Checklist yang didasari pada persyaratan ISO 9001:2000.

- Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau prosedur.

Mengumpulkan dan Memverifikasi Informasi

1. Informasi yang didapat selama audit garus diverifikasi oleh auditor dan bisa dipertimbangkan sebagai temuan audit.
2. informasi bisa diperoleh dari beberapa sumber , seperti:

- Klarifikasi

Teknik ini diperlukan untuk memperoleh kejelasan atas pernyataan-pernyataan yang kurang dapat dimengerti, yang biasanya terdapat pada dokumen mutu auditee.

- Wawancara

Dalam melakukan wawancara sebaiknya mempergunakan metode 5W (what, where,who, when, why) dan 1 H (how).

- Observasi

Melakukanobservasi terhadap berbagai aktivitas yang ada dolingkungan tempat kerja serta kondisi yang ada. Teknik-teknik yang digunakan untuk melakukan observasi adalah:

- penelusuran ke belakang

teknik ini dilaksanakan setelah output dihasilkan dan dilakukan penelusuran kebelakang sampai saat permulaan proses.

- Inspeksi Ulang

Tujuannya adalah untuk melihat apakah prosedur pengujian/pemerksaan telah memadai dan apakah inspektur cukup terlatih dalam melaksanakan tugasnya.

- Verifikasi

Teknik lain yang digunakan dalam pelaksanaan audit ini adalah verifikasi terhadap catatan-catatan mut yang telah lalu untuk melihat pemeliharaan sistem mutu pada perusahaan.

- Pengambilancontoh secara acak

Dalam pelaksanaan audit, untuk memperoleh data serta bukti objektif, teknik yang dilakukan adalah teknik pengambilan contoh secara acak.

SYSTEM ANALIST

Performa utilitas suatu perusahaan terlihat dari kekuatan sistem analis dalam merencanakan dan mengoperasikan sistem mereka. Sistem Analis berisi tentang analisa sistem, otomasi sebagai sistem komputer, dan interaksi di dalam sistem itu.

Visualisasi Kekuatan Sistem Analis Untuk GIS (Geographic Information System) :

1. Tujuannya adalah untuk mensimulasikan fenomena secara elektrikal tertutup untuk kebutuhan informasi geografi.
2. Menjalankan sistem yang ada lebih efisien, sistem pengamanan lebih baik dan sistem perencanaan lebih ekonomis.

Gambar Interface Application

Sistem komputer terdiri atas input, proses, output, dan backing storage (hardware) dan terdiri pula dari software yang meliputi file data dan program. Analis sistem adalah orang yang menggunakan teknik dan prosedur dari sistem analis dan perancangannya. Mereka mempunyai peran yang penting terhadap aplikasi proyek komputer dan harus memelihara hubungan baik dengan klien dan pengguna selama sistem tersebut berjalan.

Tugas-tugas analis sistem:

1. Menganalisa sistem sekarang dan apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru
2. Merancang sistem baru dan mengembangkan rencana dan layout suatu program
3. Memperbaiki sistem selama sistem tersebut digunakan

Tahapan-tahapan yang dibutuhkan dalam performa analisis system :

1. Pemilihan proyek dan feasibility study
2. Mempelajari sistem sekarang dan menganalisanya
3. Merancang sistem komputerisasi yang baru
4. Pemograman dan dokumentasi
5. Implementasi dan perubahan sistem
6. Pengontrolan dan melihat kembali
7. Memelihara sistem

STRATEGI PENGEMBANGAN DIGITAL CONVERGENCE

Teknologi sedang tumpul awal dekade ini ……… (David Yove)
Tapi keberadaan digital convergence secara tiba-tiba telah memutar dunia terbalik.

Konsep utamanya termasuk :

1. Keberadaan Digital convergence , menciptakan produk baru, service dan peluang kolaborasi.
2. Industri terjun secara horizontal, pemainnya perlu untuk belajar melengkapi satu dengan yang lainnya seperti halnya berkompetisi.
3. Efek Network menghasilkan keuntungan market yang kuat untuk perusahaan yang dapat berperan besar bagi mereka.

Convergence adalah gagasan dimana sebagai dunia pertunjukan, komputasi dan komunikasi kearah digital, mereka dapat dikombinasikan untuk menghasilkan produk baru yang menggairahkan , service dan peluang bisnis.

Manajer perusahaan berhadapan dengan sejumlah faktor yang kebanyakan eksekutif industri lain tidak, diantaranya :

1. Human capital, aset perusahaan yang paling berharga keluar setiap hari.
2. Perusahaan sebagian besar menyandarkan pada komponen dari vendor luar, yang berarti aset komplementer harus diatur dengan cakap, seperti yang terjadi pada microsoft dan intel.
3. Perusahaan sangat tertantang dengan tingginya biaya tetap dan rendahnya biaya marginal.
4. Mereka berhadapan dengan efek dari standard dalam mengunci customer dan peningkatan biaya switching.

Kenapa konvergensi?

1. Faktor utama adalah kemajuan gerakan teknologi pengolah, dimana 1 chip komputer akan mengirim 1 teraflop tenaga pengolah, dan yang paling mutakhir, chip kecepatan tinggi akan berpindah tempat ke dalam alat konsumen dalam jangkauan yang lebih luas.
2. Munculnya teknologi broadband dalam skala global, yang memungkinkan aplikasi bandwidth secara intensif seperti pada video, untuk membidik dari satu alat ke alat lain dalam satu kedipan mata.
3. Keberadaan wireless, yang memungkinkan komputer dan alat digital lain untuk mengaksess internet dan jaringan lain dari penambahan jumlah lokasi yang didatangi.

Didalam dunia bisnis, memiliki network yang kuat, akan mampu menjadikan anda sebagai pemenang dan mendapatkan segalanya.

Pemusatan Faktor

Kebanyakan industri tradisional menggunakan kesatuan vertikal, (contoh : intel) yang mengerjakan sendiri R&D, desain, fabrikasi dan distribusi produk dan teknologinya.
Tapi sekarang dalam model horizontal, kompetitor yang lebih kecil, memposisikan diri mereka pada potongan terpisah dari bisnis (seperti Rambus yg menawarkan teknologi Core, Nvidia spesialis di desain, dan TSMC menwarkan servis di fabrikasi) . Model horizontal juga memberikan tantangan pada perusahaan yang membangun produk menggunakan part, teknologi dan servis dari vendor luar. Tantangannya adalah ketika berbagai teknologi disatukan dalam produk dan servis, perusahaan harus memanage, mengembangkan, dan atau menyatukan teknologi diluar kompetensi lapisan tradisional mereka.

KNOWLEDGE MANAGEMENT

Sistem informasi organisasi seperti sistem pengontrolan dimodelkan pada pola fikir yang sama untuk memudahkan konvergensi dengan memastikan keterkaitan organisasi kedalam sistem informasi formal dan informal. Era baru dari perubahan yang berkelanjutan dan dinamis memerlukan penilaian secara terus menerus, untuk memastikan proses pengambilan keputusan pada organisasi. Untuk merubah lingkungan usaha, memerlukan pengkonsepsian dari sistem knowledge management.

Pemrosesan informasi dari knowledge management telah merata pada sistem informasi praktis pada beberapa dekade terakhir. Dimulai pada era dimana lingkungan usaha mulai merangkak dan berkembang, produk dan jasa memiliki lingkaran hidup yang berlipat, batasan organisasi dan industri lebih jelas dan terlihat pada masa depan.

Evolusi dari pola fikir proses informasi melaului beberapa tahapan :

1. Otomasi; meningkatkan efisiensi dari operasi,
2. Rasionalisasi prosedur; pemerataan prosedur dan penghilangan hambatan oleh otomatisasi untuk mendapatkan efisiensi dari operasi
3. Re-engineering; perancangan ulang secara drastis dari proses bisnis yang tergantung pada teknologi informasi

Manfaat Knowledge Management :

1. Teknologi knowledge management bisa mengirimkan informasi secara benar kepada yang tepat
2. Teknologi knowledge management bisa mengembalikan intelegensi dan pengalaman manusia
3. Teknologi knowledge management bisa mendistribusikan intelegensi manusia
   

GLOBAL POSITIONING SYSTEM

GPS merupakan worldwide space yang didasarkan pada system navigasi radio yang terdiri dari konstilasi 24 satelit dan stasion-nya di bumi. GPS dioperasikan dan dimaintain oleh departemen pertahanan United Stated, yang komponennya dilengkapi solar cell power ditiap satelit, dan antennas transmit timing info. GPS menyediakan penggunanya informasi yang akurat tentang posisi mereka dan kecepatan seperti halnya waktu, diseluruh pelosok dunia dan di segala kondisi musim, sehingga mampu memprediksi resiko suatu area dari sisi geografis. Aplikasi didunia industri sangat bermanfaat didalam penentuan lokasi pabrik / area kerja suatu projek.

3 Komponen GPS :

1. Space : Satelit
2. Control : Master control station
3. User segments : Receivers

Cara kerja GPS :

1. Triangulation or Trilateration
Menggunakan jarak dari 3 satelit diukur dari posisi anda dimanapun di bumi
2. Pengukuran jarak
Mengkoordinatkan lokasi anda Longitude, Latitude, dan Altitude
3. Mendapatkan Timing yang sempurna
Menggunkan sinyal radio dan Jam atomik
4. Posisi satelit
High orbits and careful monitoring
5. Mengoreksi error
Dengan memprediksi delay, Perbandingan kecepatan sinyal, Dual frequency

Manfaat GPS :

• Memprediksi resiko area
• Mencegah kerusakan struktur pada erosi pantai
• Memonitor batas pantai
• Perencanaan manajemen garis pantai di masa depan

BUSINESS PROCESS

Bisnis proses merupakan Design aktivitas yang mengeluarkan out put yang khusus untuk pelanggan atau market. Bisnis proses sendiri mempunyai tujaun yang bermacam macam tergantung dari perusahaan yang memakai aplikasi model bisnis process tersebut
Ciri-ciri bisnis proses :

1. Mempunyai tujuan
2. Input dan output yang khusus
3. Menggunakan sumberdaya
4. Adanya akitivitas untuk tujuan yang sama
5. Dapat berakibat pada satu organiasasi atau lebih
6. Mempunyai nilai untuk pellangan yang berbeda

Gambar Diagram Business Process

Business Process Redesign

BPR : Analisa dan disain pada aliran pekerjaan dan proses didalam organisasi.
BPR : Kritikal analisis dan radical redesign yang ada pada bisnis proses untuk mencapai terobosan perbaikan dalam kinerja pengukuran.
Definisi mengandung 4 kunci :

• Fudamental
• Radical
• Dramatic
• Process

Fokus utama Business Proses Redesign :

• Perencanaan dan penjadwalan ( Planning and Scheduling ).
• Analisa dan disain ( Analysis and Design )
• Wawancara dan fasilitas ( Interviewing and Facilitation ).
• Komunikasi dan perubahan manajemen (Comunication and Change management ).

Keuntungan Penggunaan BPR :

• Peningkatan service level
• Mengurangi total proses cycle time
• Peningkatan Throughput
• Mengurangi waktu tunggu
• Mengurangi biaya aktifitas
• Mengurangi biaya-biaya inventory.
  

BAR CODE

Bar code berisi satu rangkaian angka-angka unik yang dapat diidentifikasi dengan komputer untuk melihat informasi tambahan tentang sesuatu setelah di scan. Informasi tersebut tidak berada didalam bar code, tapi data dibaca dari bar code kemudian dikirim ke komputer untuk melihat informasi tentang produk yang diberi label bar code tersebut.
Bar code berbentuk rangkaian garis hitam dengan lebar yang bervariasi dan space warna putih yang juga memiliki lebar yang bervariasi. Terdapat 300 type yang berbeda hanya dengan mem-variasi space dan lebarnya. Dengan menggunakan space dan variasi lebar antara garis hitam dan putih, scanner dapat membaca pesan numerical dan alphabetic, dan menghubungkannya ke produk. Cahaya lampu dari alat scanner mengambil gambar dari bar code kemudian membaca lebar relative dari garis dan space, dan memberikan tiap kode sebagai pengidentifikasi yang unik.

Penggunaan bar code sangat beragam, karena dapat digunakan untuk sejumlah barang dan jasa yang berbeda, seperti majalah, makanan, dan kartu absensi. Hal itu dipakai dalam industri sebagai alat identifikasi yang mampu mempercepat proses, karena operator tidak perlu membaca attribut dari setiap item, tetapi cukup dimasukkan dalam program komputer dan kemudian begitu item di scan, langsung keluar data yang di request.
Keunggulan Bar code :

1. Kecepatan
2. Effisiensi
3. Akurasi
4. Akses ke informasi
5. Informasi lengkap
6. Mencakup semua kemampuan logistik

E – PROCUREMENT

Adalah penggunaan internet atau intranet yang didasarkan pada software system informasi untuk mengkoordinir pembelian, pengiriman, manajemen inventory, seleksi supplier, dan proses approval dari bisnis vital yang didapatkan dalam kemampuan inti suatu organisasi.
Purchasing process :

1. Kegiatan persiapan

• Identifikasi kebutuhan
• Seleksi supplier
• Negosiasi
• Regulasi

2. Proses pembelian

• Proses pengiriman purchase order
• Proses penerimaan purchase order
• Periode pengisian order
• Ketelitian order
• Penerimaan pesanan
• Inspeksi pesanan
• Pembayaran pesanan

3. Kegiatan penutup

• Penyimapanan dan pengorganisasian catatan pesanan
• Review pesanan
• Benchmarking
• Analisa komaratif

Aplikasi E – Procurement diantaranya dengan menggunakan Software yang terintegrasi dengan internet / intranet yang mampu :
1. Kegiatan persiapan

• Mengkoordinir system manajemen inventory dengan system purchasing
• Mengkoordinir spekulasi bisnis baru dengan system purchasing
• Mencatat daftar item yang dibutuhkan
• Mengarsipkan daftar tersebut
• Maintain catatan supplier
• Maintain catatan profil supplier
• Maintain catatan kapabilitas supplier
• Maintain catatan harga yang telah dinegosiasikan
• Maintain catatan proses negosiasi
• Maintain catatan batasan kontrak

2. Proses pembelian

• Mengirim Purchase Order (PO) direct ke supplier
• Maintain status order
• Mencatat waktu delivery pesanan
• Mencatat akurasi pesanan
• Mencatat data inspeksi pesanan
• Mengirim request pembayaran
• Mengkoordinir proses approval pembayaran

3. Kegiatan penutup

• Mengirim Electronic receipt ke supplier, kearsipan, dan manager
• Maintain catatan on-demand untuk order review
• Benchmarking report dan analisis
• Memudahkan komparasi dan analisa biaya

Benefit yang didapatkan dari penggunaan E – Procurement :

• Mengefektifkan proses procurement
• Meningkatkan komunikasi
• Meningkatkan kecepatan procurement
• Mengeliminasi personil yang tidak memiliki nilai tambah
• Mengurangi “waktu mati”
• Menyediakan record
• Menghasilkan report
• Memudahkan pengembangan

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM)

“Sudut pandang customer yang menyatakan bahwa mereka adalah asset yang berharga untuk di manage”

……… (Thomas Foster)
“Keputusan bahwa anda menginginkan lifetime yang panjang dari semua klien” ………… (Richard Buckingham)
"Sukses yang panjang dari suatu organisasi dan nilai yang dikembangkan untuk pemegang saham mereka yang terletak pada kemampuan perusahaan untuk mengembangkan dan menopang hubungan yang murni dengan customer " ………… (James G. Barnes)

Menurut Foster ada 4 Tools yang harus digunakan didalam me-manage Customer Relationship :

1. Complaint Resolution
   Ada 3 jenis hal yang di complaint yaitu : Regulatory, Pekerja, Customer. Komplain bisa digunakan untuk mengidentifikasi kesalahan / masalah, menemukan solusi dari sebuah persoalan, dan mengimplementasikan perubahan didalam prosedure bisnis yang akan mencegah persoalan kembali terjadi. Kompensasi digunakan untuk memperbaiki kerugian yang dipikul customer sbg akibat servis yang buruk, produk gagal, ataupun seluruh ketidakpuasan pelanggan. Sebagai contoh adalah kebijakan pengembalian produk, diskon, pemberian sertifikat, dan pengembalian uang. Complaint resolution system harus didesign sehingga resolusi dapat disediakan dengan mudah.
2. Feedback
   Feedback dapat disediakan / dikumpulkan melalui kuisoner, survey, permintaan panggilan telfon, dan observasi. Data yg didapatkan harus dianalisa untuk menentukan jenis hubungan kebutuhan customer yang harus disediakan oleh perusahaan. Data tersebut harus terus dimonitor untuk mengidentifikasi setiap perubahan yang dibutuhkan untuk meningkatkan level bisnis dan tingkat kepuasan.
3. Jaminan
   Garansi harus konsisten, tidak kondisional, mudah dijelaskan, mudah di pahami, komunikatif, simple, dan tidak susah diklaim.
4. Tindakan koreksi
   Cara perusahaan bereaksi terhadap suatu persmasalahan melalui perubahan system atau beberapa solusi sehingga permasalahan tersebut tidak terjadi lagi. Untuk meyakinkan bahwa permasalahan tersebut telah dieliminasi, perusahaan harus mereview secara teratur terhadap berbagai komplain yang telah diterimanya.

Menurut James Barnes ada 4 Tools (4 R’s) yang harus digunakan didalam me-manage Customer Relationship :

1. Customer Retention
   Merupakan biaya yang rendah untuk meningkatkan penghasilan. Menjaga customer yang sudah ada melalui penanaman image lebih murah dibandingkan mencari Customer baru. Mereka diusahakan sukarela percaya dg produk kita. Fokusnya pada long-term relationship
2. Customer Relationship
   Mencoba untuk tahu yang dirasakan customer, dengan selalu menjaga komitmen dan komunikasi. Customer hanya menelfon anda sekali, setelah itu anda yang proaktif menelfon mereka.
3. Customer Reverral
   Customer akan lebih mau mencoba produk suatu perusahaan apabila seseorang yang mereka kenal merekomendasikannya untuk mereka.
4. Recovery
   Pegawai harus punya kemampuan untuk bereaksi meredakan konflik / persoalan yang telah terjadi dengan customer tanpa harus dibawa ke level manager, karena kemungkinan customer akan merasa dikecewakan yang membuat masalah kecil menjadi besar.

Internet merupakan sarana komunikasi yang sangat penting didalam meningkatkan customer relationship. Website perusahaan tidak hanya berfungsi sebagai sarana penilaian, tapi juga sebagai sarana informasi untuk customer. Penggunaan internet mampu mengurangi biaya melalui pengurangan pemakaian kertas, tenaga kerja, dan waktu untuk memecahkan permasalahan atau menjawab pertanyaan yang terkadang butuh waktu yang lama dan usaha yang keras. Namun website perusahaan harus mudah digunakan untuk menghindari customer merasa frustrasi dengan sesuatu yang complicated. Kecepatan loading web juga harus dipertimbangkan, agar biaya acces internet oleh customer tidak terlalu mahal.

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

Teknik industri merupakan pencabangan keilmuan teknik yang berasal dari Amerika Utara. Itulah sebabnya di negara-negara eropa atau persemakmuran (commonwealth) kita tidak akan menemukan teknik industri, tetapi lebih spesifik lagi menjadi teknik manufaktur (manufacturing engineering) atau teknik manajemen (engineering management). Secara historis, teknik industri merupakan pencabangan dari keilmuan teknik mesin yang pada awalnya berfokus kepada bagaimana mengelola tidak hanya mesin-mesin manufaktur tetapi secara lebih makro: sebuah sistem manufaktur sebagai sebuah sistem terintegrasi. Mengingat pada saat itu memang dibutuhkan seorang ahli yang tidak hanya mengerti konsep dasar permesinan tetapi juga sanggup mengelola aliran produsi, penjadwalan, biaya dan lain sebagainya yang dibutuhkan untuk mengelola sebuah sistem manufaktur.
Seiring dengan perkembangan zaman, teknik industri mengalami perluasan definisi dan job teritorial sebagai berikut :

Industrial Engineering concerned with the design, improvement and installation of integrated systems of people, materials, equipment and energy …

… It draws upon specialized knowledge and skill in the mathematical, physical and social sciences together with the principles and methods of engineering ..

.. to specify, predict and evaluate the results to be obtained from such a system

Di Universitas Indonesia, Fakultas Teknik industri manjadikan “Management Information System” sebagai salah satu mata kuliah andalan sebagai penjabaran dari definisi “Teknik industri” diatas. Mata kuliah yang diampu oleh Bp. M. Dachyar (latar belakang pendidikan, Ir, UI, MSc, VU Brussel, Belgia) tersebut menampilkan diskripsi tentang Sistem Informasi, Knowledge Management, EDI, E-Commerce, dan sistem data base (Microsoft Access) yang sedang booming pengaplikasiannya. Tujuan dari mata kuliah ini adalah agar mahasiswa dapat memahami peran sistem informasi manajemen dan teknologi informasi pada industri saat ini untuk menghadapi era globalisasi.

Sumber :
1. McLeod, Management Information System, 10th edition, Prentice Hall, 2003
2. Lucas, Information Systems Cocepts for Management, McGrawHill, 1994 (referensi)
3. Asosiasi profesi teknik industri dunia Institute of Industrial Engineering (IIE)

E-Learning VS I-Learning

Dulu mungkin kita berpikir bahwa belajar harus dalam ruang kelas. Dengan kondisi dimana guru atau dosen mengajar di depan kelas sambil sesekali menulis materi pelajaran di papan tulis. Beberapa puluh tahun yang lalu pun juga telah dikenal pendidikan jarak jauh. Walaupun dengan mekanisme yang dibilang cukup “sederhana” untuk ukuran sekarang, tetapi saat itu model tersebut sudah dapat membantu orang-orang yang butuh belajar atau mengenyam pendidikan tanpa terhalang kendala geografis. Memang kita akui, sejak ditemukannya teknologi internet, hamper “segalanya” menjaid mungkin. Kini dapat belajar tak hanya anywhere, tapi sekaligus anytime dengan fasilitas e-learning yang ada.[1]
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, kebutuhan akan suatu konsep dan mekanisme belajar mengajar (pendidikan) berbasis TI menjadi tak terelakkan lagi. Konsep yang kemudian terkenal dengan sebutan E-Learning ini membawa pengaruh terjadinya proses transformasi pendidikan konvensional ke dalam bentuk digital, baik secara isi (content) dan sistemnya. Saat ini konsep e-learning sudah banyak diterima oleh masyarakat dunia, terbukti dengan maraknya implementasie-learning di lembaga pendidikan (sekolah, training dan universitas) maupun industry (Cisco, IBM, Oracle, dsb).[2]
Bergabagi pengertian tentang e-learning saat ini sebagian besar meggacu pada pembeajaran yang menggunakan teknologi internet. Seperti pengertian dari Rosenberg menekankan bahwa e-learning merujuk pada penggunaan teknologi internet untuk mengirimkan serangkaian solusi yang dapat meningkatkan solusi yang dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Hal ini senada dengan Cambell (2002), Kamarga (2002) yang intinya menggunakan media internet dalam pendidikan sebagai hakikat e-learning. Bahkan Onno W. Purbo (2002) menjelaskan bahwa istilah “e” atau singkatan dari elektronik dalam e-learning digunakan sebagai istilah untuk segala teknologi yang digunakan untuk mendukung usaha-usaha pengajaran lewat teknologi internet.[3]
Dikatakan oleh Darin E. Hartley bahwa: e-learning merupakan suatu jenis belajar mengajar yang memungkinkan tersampaikannya bahan ajar ke siswa dengan menggunakan media internet, intranet atau media jaringan komputer lain. LearnFrame.Com dalam Glossary of e-learning Terms [Glossary, 2001] menyatakan suatu definisi yang lebih luas bahwa: e-learning adalah system pendidikan yang menggunakan aplikasi elektronik untuk mendukung belajar mengajar dengan media internet, jaringan komputer maupun komputer stand alone.[4]
Pengertian tersebut menyempitkan arti “elektronik” pada huruf “e”dalam istilah “e-learning”. Selain karena, selain komputer juga masih terdapat alat-alat elektronik lainnya yang digunakan sebagai media pembelajaran, misalnya radio, tape audio/video, tv interaktif, cdrom, LCD Proyektor, OHP. Sebelum internet ditemukan, alat-alat tersebut sudah terlebih dulu digunakan sebagai media pembelajaran statis maupun interaktif. Mahasiswa bisa menggunakan tape recorder untuk merekam ceramah dosen di kelas untuk didengarkan dilain waktu. Dosen juga menggunakan OHP untuk mempresentasikan materi kuliahnya kepada mahasiswa sehingga hanya menuliskan materi di papan tulis seperlunya saja. Dosen juga dapat memberikan salinan dokumen materi kuliah dan referensi dalam bentuk CDROM kepada mahasiswanya untuk dipelajari dirumah. Media-media elektronik tersebut sangat membantu mahasiswa agar bisa lebih menguasai materi kuliah.
Pengertian e-learning yang sederhana namun mengena dikatakan oleh Maryati S.Pd., e-learning terdiri dari dua bagian yaitu e- yang merupakan singkatan dari elektronika dan learning yang berarti pembelajaran. Jadi e-learning berarti pembelajaran dengan menggunakan jasa bantuan perangkat elektronika, khususnya perangkat komputer [5].

Terdapat kata “khususnya komputer” pada akhir kalimat yang member pengertian bahwa komputer termasuk alat elektronik disamping alat pembelajaran elektronik yang lain.
Istilah e-learning sepertinya terinspirasi oleh istilah e-mail yang lebih dulu popular yaitu electronic mail (surat menyurat melalui internet). Dimana untuk pengertian e-mail inipun menurut penulis dirasa kurang tepat karena yang namanya elektronik tidak hanya internet saja, namun juga meliputi alat-alat lain seperti mesin fax dan telegramjuga bisa sebagai alat penyampai surat elektronik. Namun tidak dibahas secara detail disini tentang e-mail karena akan memperlebar topic utama bahasan makalah ini.
E-learning adalah sebuah proses pembelajaran yang berbasis elektronik. Salah satu media yang digunakan adalah jaringan komputer. Dengan dikembangkannya di jaringan komputer memungkinkan untuk dikembangkan dalam bentuk berbasis web, sehingga kemudian dikembangkan ke jaringan komputer yang lebih luas yaitu internet, inilah makanya system e-learning dengan menggunakan internet disebut juga internet enabled learning. Penyajian e-learning berbasis web ini bisa menjadi lebih interaktif. Informasi-informsai perkuliahan juga bisa real-time. Begitu pula dengan komunikasinya, meskipun tidak secara langsung tatap muka, tapi forum diskusi perkuliahan bisa dilakukan secara online dan real time. System e-learning ini tidak memiliki batasan akses, inilah yang memungkinkan perkuliahan bisa dilakukan lebih banyak waktu. Kapanpun mahasiswa bisa mengakses system ini. Aktifitas perkuliahan ditawarkan untuk bisa melayani seperti perkuliahan biasa. Ada penyampaian materi berbentuk teks maupun hasil penyimpanan suara yang bisa di download, selain itu juga ada forum diskusi, bisa juga seorang dosen memberikan nilai, tugas dan pengumuman kepada mahasiswa. [6]
Dari pengertian yang disampaikan oleh Maman Somantri, penulis mengamati sebenarnya pembelajaran menggunakan teknologi internet memiliki karakteristik – karakteristik khusus. Karakteristik-karakteristik tersebut yang menjadikan berbeda dengan media elektronik lainnya. media elektronik lain hanya sebagai alat bantu pembelajaran yang bersifat pasif, misalnya tape recorder hanya dapat merekam suara dosen untuk didengarkan di lain waktu, OHP mambantu dosen tidak repot dengan kotornya spidol saat menulis di papan tulis dan mahasiswa dapat dengan mudah menggandakan slide tanpa susah mencatat. Komputer stand alone juga hanya sebatas penyampaian materi secara lebih interaktif dengan presentasi yang disertai dengan video dan gambar pendukung lainnya.
Sedangkan internet adalah alat bantu pembelajaran yang bersifat interaktif, karakteristik tersebut meliputi:
1. Informasi real time
2. Interaksi dosen-mahasiswa secara langsung walau tanpa tatap muka
3. Forum diskusi online antar mahasiswa
4. Dapat diakses kapan saja dan dimana saja
5. Penyampaian dan pengumpulan tugas secara online
6. Penyampaian pengumuman administrasi perkuliahan dan jadual secara online
Jika dilihat dari berbagai pengertian e-learning, kebanyakan dari para pakar mengatakan bahwa e-learning merupakan pembelajaran menggunakan sarana internet. Namun jika dilihat dari arti harfiah bahwa e-learning yang mempunyai kepanjangan electronic-learning berarti pembelajaran yang menggunakan sarana elektronik. Disini, sarana elektronik ada berbagai macam, radio, tape audio/video, tv interaktif, cdrom, seperangkat komputer, LCD Proyektor, OHP.
Komputer termasuk didalam alat elektronik, namun dalam hal ini, komputer masih digunakan untuk menyiapkan bahan presentasi dosen dan untuk pengajaran interaktif menggunakan CDROM maupun untuk membantu presentasi dosen di ruang kelas. Komputer di sini masih berdiri sendiri (stand alone) dan belum tersamung ke internet. Sehingga komputer disini termasuk media pembelajaran elektronik. Sehingga tepat jika komputer sebagai salah satu media pembelajaran e-learning.
Pada makalah ini saya mengusulkan istilah baru untuk lebih spesifik menyebut pembelajaran internet dengan sebutan “i-learning” atau “internet-learning”. Penggunaan istilah ini didasarkan pada berbagai alas an berikut:
1. e-learning tidak hanya sebatas internet saja sebagai media pembelajaran, namun juga melibatkan media-media elektronik lainnya.
2. Penyempitan makna istilah e-learning yang hanya mengacu pada pembelajaran menggunakan sarana internet. Hal ini bisa diamati dari pengertian-pengertian yang disampaikan oleh banyak pakar.
3. Istilah i-learning dapat memberi batasan yang lebih jelas antara pembelajaran dengan media elektronik dan pembelajaran dengan media internet.
4. Internet mempunyai berbagai kelebihan dibanding alat elektronik lain. Kelebihan-kelebihan tersebut adalah: a) Dapat diakses kapanpun dan dimanapun oleh mahasiswa, b) Bila mahasiswa memerlukan tambahan infomasi yang erkaitan dengan bahan yang dipelajarinya, ia dapat langsung melakukan pencarian informasi tambahan lebih mudah dan cepat., c) Menuntut mahasiswa lebih proaktif mengikuti perkuliahan, d) mahasiswa dapat berinteraksi langsung denga dosen tanpa menunggu pertemuan tatap muka di kelas.[7]

Referensi :
[1] Harry B. Santoso, “E-Learning: Belajar Kapan Saja, Dimana Saja” 2007
[2] Romi Satria Wahana, “Pengantar E-Learning dan Pengembangannya”, Ilmukomputer.com 2005.
[3] Baca lengkap “Mengenal e-learning”, 2005, yang ditulis oleh Asep Herman Suyanto di http://www.asep-hs.web.ugm.ac.id
[4] Baca lengkap “Pengantar e-learning dan pengembangannya”,2005, yang ditulis oleh Romi Satria Wahono di http://www.ilmukomputer.com
[5] Maryati, S. Pd. Dalam makalah berjudul “Peran Pendidik Dalam Proses Belajar Mengajar Melalui Pengembangan E-Learning” disampaikan dalam Pelatihan Jardiknas 2007.
[6] Maman Sumantri “Implementasi E-learning di Teknik Elelktro FT UNDIP”. Transmisi. Vol8. No.2. Desember 2004 : 28 – 30. [7] Asep Herman Suyanto, “Mengenal E-Learning”, http://asep-hs.web.ugm.ac.id/, 2005